Wat doet een vergunningenmanager zoal de hele dag? Als je die vraag aan willekeurige mensen op straat zou stellen, zullen ze waarschijnlijk antwoorden dat vergunningenmanagers inventariseren welke vergunningen nodig zijn en die vergunningen vervolgens aanvragen. Dat antwoord klopt, maar beslaat hooguit de helft van het werk van vergunningenmanagers.
Juridisch én technisch
Als rode draad door al het werk van vergunningenmanager loopt de rol als vertaler tussen de technische insteek binnen het projectteam en het juridische werkkader van het bevoegd gezag. De vergunningenmanager kan als geen ander rekening houden met de vragen vanuit het bevoegd gezag. Tegelijkertijd snapt een vergunningenmanager wat en waarom er allemaal moet gebeuren binnen het project. We raden vergunningenmanagers daarom altijd aan om actief iedereen binnen het projectteam inzicht te geven in de normen waar ze zich aan moeten houden tijdens hun werk en waarom die regels er zijn. Bijvoorbeeld door hier regelmatig lunchpraatjes over te houden.
Administratie en instrumentarium
Onder de administratieve taken verstaan wij zowel het vastleggen van de manier waarop jij je werk als vergunningenmanager in een specifiek project organiseert, inclusief het vastleggen van je bevoegdheden, als het registreren van alle overleggen, informatie en correspondentie die bij een vergunningtraject horen. Die twee soorten administratie vormen samen gemiddeld zo’n 15 procent van het werk als vergunningenmanager.
Om alle verschillende werkzaamheden goed te kunnen doen en het overzicht te behouden, moet je er als vergunningenmanager voor zorgen dat je over het juiste instrumentarium beschikt. Er gaat daarom ook zo’n 10 procent van je tijd zitten in het beheren van je instrumentarium. Je instrumentarium heeft grofweg twee taken:
- het bewaken van de procedures
- en het geordend toegankelijk maken van alle documenten voor iedereen.
Het is daarbij van belang om helemaal in het begin van het project te kijken hoe er gewerkt gaat worden.
Communicatie
De interne communicatie binnen het projectteam is dé bron van informatie over inhoud en voortgang van het project. Via de interne communicatie houd je de vinger aan de pols binnen de eigen organisatie. Dit is ook de manier waarop je aan alle technische inhoudelijke gegevens komt die je nodig hebt voor de indieningsvereisten, evenals de planning en voortgang van ieders werkzaamheden. Via de interne communicatie blijf je op de hoogte van de actuele stand van zaken. Bovendien geef je voorlichting aan het projectteam. Het is niet gek als je daar gemiddeld bijna een dag per week mee bezig bent, oftewel 15 procent.
De belangrijkste externe gesprekspartner van vergunningenmanagers is het bevoegd gezag. Daar ben je immers van afhankelijk om de benodigde toestemmingen te krijgen. Als we het over ‘het bevoegd gezag’ hebben, klinkt het als één duidelijk aanspreekpunt. In de praktijk blijk je echter vaak met een of meer veelkoppige monsters te maken te hebben. Gemiddeld besteedt een vergunningenmanager daardoor zo’n 10 procent van de werktijd aan deze externe communicatie.
Procedureel en juridisch
De hoofdmoot van het werk van een vergunningenmanager – grofweg 40 procent – bestaat uit de procedurele taken. Men denkt dan vaak aan de vergunningeninventarisatie, maar naarmate de omvang van het project toeneemt ben je daar relatief gezien een steeds kleiner deel van je tijd aan kwijt. De vergunningeninventarisatie is wel altijd de start van de procedurele werkzaamheden. Wanneer duidelijk is welke vergunningsplichten van toepassing zijn op het project en wat de totale lijst aan indieningsvereisten is, gaat de vergunningenmanager de benodigde documenten verzamelen.
Daarna begint de volgende fase van de procedurele taken van een vergunningenmanager: het bewaken van de procedures. Zodra de vergunning verleend is, is de buit binnen. Dat betekent alleen wederom niet dat de vergunningenmanager qua procedurele taken rustig achterover kan gaan leunen. De buit moet namelijk eerst nog goed geregistreerd en op het juiste moment verdeeld worden. Een definitieve vergunning is namelijk nog niet onherroepelijk en dus eigenlijk nog niet echt definitief.
De juridische taken van vergunningenmanagers vallen uiteen in twee categorieën: reactief en preventief. De reactieve juridische taken zijn redelijk voor de hand liggend: het indienen van en reageren op zienswijzen, bezwaren en beroepen ten aanzien van de vergunningaanvragen voor het project. De preventieve juridische taken (advies aan de projectmedewerkers en projectdirectie) kunnen makkelijk vergeten worden, terwijl ze wel heel belangrijk zijn. Ook al ben je als vergunningenmanager gemiddeld maar 10 procent van je tijd kwijt aan juridische taken, ze kunnen een project wel maken of breken. Zelfs als een vergunning volledig terecht verleend is en dus in stand blijft bij de rechter, kan een procederende actiegroep makkelijk voor jaren vertraging van het gehele project zorgen.
Meer weten?
Wil je meer weten over de zes taken van vergunningenmanagers en welke invloed het benodigde niveau van vergunningenmanagement heeft op de werkzaamheden?
- Bestel het boek ‘Vergunningen in projecten’
- Volg de cursus ‘Projectgericht vergunningenmanagement’
